VD Holland is een paprikakwekerij van 34 hectare glas, met vestigingen in Andijk en Wervershoof. Dagelijks zijn er 70 tot 140 medewerkers van diverse nationaliteiten werkzaam in de vier kassen. Dat vraagt om een arbeids- en productieregistratiesysteem, waarmee de medewerkers prettig kunnen werken, zegt Tim van Dijk. “We werkten voorheen met een systeem met een scanmogelijkheid van een andere leverancier, maar we waren op zoek naar een andere, moderne scanoplossing. We willen een zo goed mogelijk kloppende registratie hebben, met een zo laag mogelijke foutmarge. Voor het nieuwe systeem hebben we gesprekken met een aantal partijen gevoerd. Work-IT van Nitea paste het beste bij ons bedrijf.”
Scan-IT app
De paprikakwekerij maakt gebruik van de hoofdmodule Arbeid & Productie van Work-IT. Een van de voordelen van deze module is dat elke medewerker een eigen mobiele telefoon heeft met daarop de Scan-IT app van Nitea om mee te scannen, vervolgt Artur Wrona, arbeidsverantwoordelijke bij VD Holland. Ook in groepsverband is het mogelijk om met de telefoon te werken. “Iedere medewerker heeft een eigen tag die wordt herkend door de telefoon. De medewerker scant met de telefoon de tag van het pad en de tag van de kar en gaat aan het werk. Dan is de registratie gemaakt en kunnen we precies zien wie op welk pad met welke kar aan het werk is.”
Doordat de kar wordt gewogen, weten we hoeveel kilo paprika een medewerker heeft geplukt en hoelang hij daarmee bezig is geweest, vervolgt Wrona. “We kunnen niet meer zonder arbeidsregistratie. Als er een pad wordt vergeten, wordt dat meteen gesignaleerd in Work-IT. Deze manier van track & trace helpt ons bij het monitoren van handelingen, kwaliteit van werken en prestaties. We kunnen onze medewerkers zo heel gericht helpen om het werk goed te doen.” Daarnaast is het van groot belang dat kwaliteitsproblemen opgelopen in het oogstproces zo snel mogelijk in beeld zijn, zodat we gericht kunnen bijsturen, aldus Van Dijk. “Onze klanten moeten ervanuit kunnen gaan dat ze een mooi product geleverd krijgen.”
Van Dijk en Wrona zijn zeer tevreden over Work-IT. Het scannen met de telefoon werkt goed, er worden weinig fouten gemaakt, zeggen ze. “We werken met seizoenarbeiders met verschillende nationaliteiten. Als je mensen gaat vragen om de gegevens handmatig te gaan invoeren, werk je foutmarges in de hand. Je moet het simpel houden”, zegt Van Dijk. “In het vorige systeem werkten we met handscanners, maar mobiele telefoons zijn goedkoper en je bent flexibeler.” Medewerkers die geen Nederlands of Engels spreken, kunnen de app instellen in hun eigen taal, vervolgt Wrona. “Het systeem werkt echter zo intuïtief, dat veel mensen die functionaliteit niet nodig hebben.”
Duurzaam telen
VD Holland teelt op jaarbasis ongeveer 11 miljoen kilo paprika’s, wat neerkomt op 60 miljoen stuks. Het bedrijf verhuisde in 2007 van het Westland naar het glastuinbouwgebied Het Grootslag in Noord-Holland. De kwekerij groeide in stappen uit naar de huidige 34 hectare kassen, de laatste uitbreiding vond vorig jaar plaats met 7 hectare glas op de locatie in Wervershoof. Het gaat hier in alle gevallen om GroenLabel kassen. VD Holland is lid van Coöperatie DOOR, die de paprika’s onder het merk PapriCo in de markt zet en verantwoordelijk is voor de volledige verkoop en marketing van het product.
Duurzaam telen staat hoog in het vaandel bij VD Holland. Een van de redenen dat we ons in Het Grootslag hebben gevestigd, is de goede voorzieningen voor duurzame energie, zegt Van Dijk. “Tien lokale glastuinbouwbedrijven en energiecoöperatie ECW participeren hier in ECW Geo Andijk. De bedrijven ontvangen warmte van twee geothermiedoubletten. Onze kassen worden dus grotendeels verwarmd door aardwarmte. We hebben met paprikateelt een onbelichte teelt, we kunnen een goede invulling aan aardwarmte geven. Verder komt 15 tot 20 procent van de warmtebehoefte van warmtepompen en wordt 20 procent ingevuld door warmte van een biomassa-installatie, die dit jaar operationeel is geworden. Dat komt neer op in totaal 90 procent reductie van CO2.”
Arbeid en registratie
Voor een paprikakwekerij van deze omvang is het belangrijk om over exacte gegevens van gewerkte uren, kosten, productie, track & trace en prestaties te beschikken, vindt Tim van Dijk. Op dit moment werkt VD Holland alleen met de hoofdmodule Productie & Arbeid van Work-IT. Het bedrijf kan hiermee goed uit de voeten, omdat deze module zeer compleet is. “Door een juiste urenregistratie is vooruit plannen veel eenvoudiger geworden”, aldus de teler. Uitbreiding met de module Planning wordt in de gaten gehouden, maar is nu nog niet aan de orde, zegt hij.
VD Holland heeft de Plan-IT module getest met de software op proef-regeling van Nitea. Deze regeling houdt in dat bedrijven een module een maand lang mogen gebruiken. Na deze maand kan een bedrijf beslissen of de module binnen de organisatie past. VD Holland heeft aangegeven nog een aantal wensen te hebben, die worden meegenomen in de doorontwikkeling van de Plan-IT module in het Web-platform. Met de Planningsmodule kan een planning worden gemaakt per jaar, per week en per dag, zowel op handelings- als medewerkersniveau.
Controller Annelon Schermer van VD Holland is goed te spreken over de tijd-voor-tijd regeling in Work-IT, een functionaliteit die de kwekerij sinds kort gebruikt. We kunnen voor vaste medewerkers vaste werkdagen inplannen, legt zij uit. “Work-IT houdt dat precies bij. We doen dit ook handmatig in Excel, maar dat is eigenlijk niet meer van deze tijd.” VD Holland gebruikt beide systemen nu nog naast elkaar, maar wil in de toekomst van Excel af. De kwekerij wil ernaartoe om met volledige rapporten te werken, die ook naar de medewerkers kunnen worden gestuurd. “We draaien de uren al wel uit voor de lijsten voor de vier uitzendbureaus waarmee we werken”, aldus Schermer.
Tim van Dijk is van mening dat betrouwbare arbeids- en productiecijfers medewerkers gemotiveerd houdt. Cijfers moeten kloppen, anders wordt er door hen niet serieus naar gekeken, weet hij. “Wij laten de prestaties één keer per week op een scherm in de kantine zien. Hierin zoeken we naar de juiste balans. We willen dat iedereen zijn best doet, maar we willen niet dat iedereen elke pauze met die gegevens om de oren wordt geslagen. VD Holland probeert voor een goede werksfeer te zorgen, een thuisgevoel, iedereen moet het naar zijn of haar zin hebben op het bedrijf. We zien graag blije gezichten op de werkvloer. Daarnaast willen we ook goed in beeld hebben wie wat doet. Daar zijn de normuitdraaien heel waardevol voor.”
Annelon Schermer vervolgt: “We weten dat medewerkers zelf ook waarde aan hun prestaties hechten. En we zien dat er minder fouten worden gemaakt. Soms zien wij in Controle Medewerker dat iemand vergeet uit te klokken, dat wordt gelijk door Work-IT gesignaleerd. Met Work-IT kunnen we alle gegevens onderling tegen elkaar afzetten en vergelijken. Het systeem biedt de mogelijkheid om eenvoudig allerlei overzichten te maken.”
Medewerker Portal
Nitea heeft vorig jaar het Medewerker Portal geïntroduceerd, waarin medewerkers zelf kunnen zien hoeveel uur ze per dag of week hebben gewerkt, welke handelingen ze hebben uitgevoerd en het aantal ziekte- en vrije dagen. Ook kunnen zij via de portal zelf een vrije dag aanvragen. Schermer: “We hebben naar deze module gekeken. De functionaliteit digitaal verlof aanvragen is wellicht interessant voor ons. Ondanks dat de portal beschikbaar is in diverse talen, vragen wij ons wel af hoe we dit goed uitgelegd krijgen aan onze uitzendkrachten. Mogelijk gaan we in de nabije toekomst met het Medewerker Portal voor onze vaste mensen werken. Voor nu willen we eerst de tijd-voor-tijd regeling goed in beeld krijgen.”
VD Holland is content over de samenwerking met Nitea. De begeleiding is goed en de helpdesk reageert in de regel snel op een vraag of probleem, zeggen Van Dijk en Schermer. Nitea denkt met je mee, vindt Van Dijk. “We hebben onlangs aangegeven dat we de mogelijkheid willen hebben om te registreren op het aantal stuks per uur in plaats van kilogrammen per uur. We telen rassen die wat lichter of zwaarder zijn dan een gemiddelde paprika. Voor lichtere paprika’s geldt een lagere norm, dan is stuks per uur beter om een eerlijker beeld te krijgen. Nitea heeft aangegeven dat meer paprikatelers naar deze functionaliteit hebben gevraagd en dat hiervoor een oplossing in het systeem wordt gezocht. Nitea denkt actief mee met de wensen van de klant.”
(Het klantverhaal hierboven is in samenwerking tussen Annemarie Gerbrandy van Klare Taal en VD Holland tot stand gekomen. Een uitgebreidere versie, evenals vele andere klantverhalen, zijn via Nitea in PDF beschikbaar)